Importer l'existant

Procéder à des imports est un droit réservé aux administrateurs système

Il est possible d'importer en masse des fichiers et leur arborescence dans elium, grâce à un module d'import activable sur demande auprès de notre équipe.

Ce module vous sera utile en tant qu'administrateur si:

  • vous voulez importer par vous même une arborescence de documents stockés sur Google Drive (ou en utilisant Google Drive comme intermédiaire)
  • vous voulez importer des documents en masse à n'importe quel moment

Par contre, il ne le sera pas si:

  • vous n'êtes pas un administrateur de plate-forme
  • vous désirez importer une quantité importante de documents depuis une autre base documentaire existante (base de données interne, Lotus Notes, etc.) en une seule fois avec leurs méta-données correspondantes. Dans ce cas, il vous faudra plutôt demander un devis pour une procédure d'import personnalisé (analyse & opération effectuée par nos soins)

Comment procéder à un import depuis Google Drive

Demandez l'activation de ce plugin auprès de l'équipe elium. Ensuite,

  1. Cliquez sur le nouvel onglet "Imports" qui est apparu dans l'interface d'administration.
  2. Cliquez sur "Nouvel import Google Drive".

Si vous n'êtes pas encore connecté à un compte Google, le système vous demandera de sélectionner le compte avec lequel vous désirez vous connecter.

  1. Folder: En cliquant sur "Select" vous accédez à l'ensemble des dossiers contenus dans votre Google Drive, sélectionnez celui que vous désirez importer.
  2. Destination Space: choisissez l'espace de destination des contenus importés.
  3. Content owner: choisissez qui sera reconnu comme l'auteur des contenus dans la plate-forme.
  4. Document type: Choisissez entre "Fichier" ou "Collection". Dans le cas d'une Collection, le système crée une Collection individuelle pour chaque fichier.
  5. Démarrez l'import.
  6. Via l'interface, suivez l'état de votre import (statut, taille, nombre de fichiers importés et erreurs)

Import Google Drive

Comment traiter les fichiers importés

  1. Rendez-vous dans l'espace de destination de votre import. Un nouvel onglet "Index" est apparu. Il contient l'ensemble des fichiers importés.
  2. Vous pouvez renommer ou effacer le dossier, et surtout déplacer en masse les fichiers (voir plus bas)
  3. Vous pouvez également:
    • créer de nouveaux dossiers
    • ajouter des contenus à des dossiers
    • appliquer des tags à tous les contenus au sein du dossier (et de ses éventuels sous-dossiers): ceci permet de rapidement restructurer une grande quantité de contenus selon la logique de tags d'elium.

Import Google Drive

Déplacer en masse et réattribuer les contenus

Au moyen de l'option d'édition des permissions disponible en regard d'un dossier issu de l'import, vous pouvez déplacer en masse l'ensemble des fichiers du dossier sélectionné (et de ses éventuels sous-dossiers). Cette fenêtre vous permet également d'attribuer les fichiers à un autre utilisateur.

Import Google Drive

Import Google Drive

  • L'onglet "Index" créé n'est qu'une aide à la navigation. Une fois tous les contenus tagués, il est tout à fait possible de supprimer cet onglet.
  • Les documents issus d'un import n'apparaissent pas dans le flux d'activité mais peuvent potentiellement être diffusés dans un digest ou une alerte. Pour contourner cette alerte, aidez-vous d'un espace temporaire pour gérer vos imports et déplacez vos contenus dans un deuxième temps.

Le nombre de documents pouvant être importés est-il limité?

A ce jour ce plugin est utilisé pour récupérer des arborescences de plusieurs dizaines de milliers de documents. A priori il est donc robuste. En cas de problème, nos équipes peuvent toujours réaliser des imports manuels si nécessaire (prestation sur devis).

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