Mettre à jour un fichier

  • Qui peut mettre à jour un fichier?
    • le contributeur initial
    • tout contributeur de l’espace auquel le fichier appartient
    • un animateur ou administrateur
  • Qui peut supprimer des versions antérieures?
    • l’utilisateur ayant ajouté la version antérieure et/ou initiale
    • les animateurs et administrateurs

Un fichier peut être mis à jour

  • par chargement d’une nouvelle version
  • par édition au moyen d’Office ou Google Drive (si les plugins sont activés sur votre plate-forme)

Charger une nouvelle version

  1. Cliquez sur l’icône des versions
  2. Chargez un nouveau fichier
  3. Détaillez l’objet de la mise à jour si elle est importante, afin de générer une notification à tous les utilisateurs abonnés à l’activité du fichier
  4. Accédez aux versions précédentes
  5. Supprimez des versions du fichier

Versioning

Editer un fichier via Office

Il s'agit d'une fonctionnalité additionnelle qui permet d'ouvrir les contenus de type Office avec une version temporaire générée dans Microsoft Office afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités d'édition et de pouvoir sauver directement les modifications dans elium.

  1. Cliquez sur l’icône d’édition Office

Versioning

  1. Entrez les identifiants de votre plate-forme
  2. Attendez l’ouverture du fichier et effectuez vos modifications dans le fichier via l’application Office
  3. Sauvegardez
  4. Fermez le fichier et/ou l’application Office

Versioning

  1. Dans elium, cliquez sur ‘Rafraîchir’

Versioning

Quelles sont les conditions de fonctionnement du plugin Office ?

  • Le plugin s'affiche uniquement pour les fichiers Word, Excel, Powerpoint uniquement
  • Seulement avec Office 2013 ou plus
  • Navigateur Internet explorer 10 ou plus, Firefox, Chrome, Safari, pour les deux dernières versions + la dernière version ESR de Firefox
  • Plugin Microsoft installé dans le navigateur (toujours par défaut à l'installation d'Office mais si ce n'est pas le cas, c'est à évaluer avec votre service IT)

Editer un fichier via Google Drive

Il s'agit d'une fonctionnalité optionnelle qui permet d'ouvrir les contenus de type Office avec une version temporaire générée dans Google Drive afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités d'édition et de pouvoir sauver directement les modifications dans elium.

  1. Accédez au fichier et ouvrez le mode édition temporaire dans Google Drive
  2. Modifiez le contenu dans Google Drive puis fermez la fenêtre d'édition
  3. Détaillez l’objet de la mise à jour si elle est importante, afin de générer une notification à tous les utilisateurs abonnés à l’activité du fichier
  • Il n'y a aucune synchronisation avec Google Drive : on édite une version temporaire (artificielle) du fichier
  • Google Drive limite les tailles de fichiers :
    • 2Mo pour les .doc
    • 20Mo pour les .xls
    • 50Mo pour les .ppt
  • Il faut être en possession d'un compte Google
  • Et si le plugin est activé sur votre plate-forme, vous devez au préalable autoriser l'accès à un compte Google dans vos préférences.
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