Personnalisation & Organisation

Que faire à cette étape ?

  • Personnaliser graphiquement votre plate-forme
  • Structurer l’information grâce aux tags et aux onglets

Personnaliser votre interface

Une plate-forme qui est jolie, attirante et en lien avec vos objectifs aura déjà plus de chance de succès. Sur Elium, vous pouvez modifier les vignettes de vos espaces, les bandeaux d’espaces ainsi que la couleur et le logo de votre plate-forme (uniquement plan entreprise),

Quelques conseils néanmoins :

  • Veillez à choisir un style qui correspond à la vision de votre projet. Par exemple, si l’objectif est qu’Elium soit la base de connaissance officielle de votre entreprise et ne doit pas être confondu avec le réseau social en place, un style informel, fun, coloré ne serait peut-être pas le meilleur choix.
  • Chaque administrateur d’espace peut changer les couleurs de son espace, veillez donc à la cohérence globale du style de la plate-forme afin que la page d’accueil reste jolie et accueillante.
  • Pensez à vérifier le style de votre plate-forme sur l’application mobile afin de vous assurer que vos images, vos choix soient tout aussi jolis en mobilité que sur votre ordinateur.

Définir ses tags

Lorsque Elium remplace des systèmes de partage de fichiers, une des mutations les plus difficiles à opérer pour le chef de projet est de passer d'un plan de classement hiérarchique à une catégorisation dynamique par tag.

Un plan de classement est une structure arborescente, composée de nombreux niveaux hiérarchiques. Ses adeptes plaident pour une navigation qui prend l'utilisateur par la main et l'amène (dans le meilleur des cas) de clic en clic vers ce qu'il recherche (ou pas). Peu évolutif, forcément subjectif, la verticalité du plan de classement annihile toute approche transversale. De plus, il n'est pas toujours évident pour un utilisateur de savoir où classer un contenu, l'obligeant soit à dédoubler le fichier pour le classer à plusieurs endroits, soit à le sauver dans un dossier inapproprié, le contenu étant alors irrémédiablement perdu...

L'apport de la catégorisation par tags

La classification par tags propose d'apposer au contenu des métadonnées qui, sélectionnées seules ou combinées, créent une rubrique de classement sur mesure, à la volée (à posteriori donc) et présentent les contenus correspondants. Ce qui est déterminé et défini, ce n'est pas la structure (le plan) mais les critères (catégories de tags) selon lesquels l'utilisateur est susceptible de rechercher l'information.

La catégorisation par tag est souple et évolutive. Elium permet notamment de définir le caractère obligatoire ou facultatif des catégories, les types de contenu et/ou les espaces dans lesquels elles sont pertinentes et si elles sont ouvertes à l'enrichissement collectif ou restreinte à une liste de tags normalisés. Au niveau des tags eux-mêmes, Elium offre à l'administrateur une interface simple pour garder la maîtrise de la prolifération du vocabulaire.

C'est la combinaison de ces tags définis par les experts avec l'indexation et la recherche en texte intégral qui est véritablement puissante. Cette indexation profonde de tous les contenus (y compris les fichiers et les pages webs sauvées) permet aussi d'alléger le processus de tagging. Le tag est complémentaire à l'indexation, il apporte une valeur que seul un humain qui a lu, compris le contenu et l'intérêt qu'il présente dans le contexte de son organisation, est capable de délivrer.

Comment comprendre le système de tagging ?

Dans la vie courante, chacun utilise déjà ce système sans le savoir. Sur le site Booking.com par exemple, les catégories de filtrage proposées pour sélectionner un hôtel sont en fait composées de tags. C’est le cas également sur Sephora, Amazon ou sur les sites de shopping en ligne.

Notre processus mental nous force à commencer par la catégorie qui comporte le critère de recherche le plus vital pour nous. Par exemple, je recherche un hôtel dans le centre de Barcelone, j’ouvre le critère (la catégorie) de la localisation. Ensuite, je coche d’autres critères qui affinent mon choix (prix, types de services, facilités, etc.). C’est exactement ce que vous devez construire dans Elium pour offrir des portes d’entrée dynamiques à l’information.

Comment définir son système de tagging dans Elium ?

Dans Elium, le système de tagging se compose des tags qui se regroupent en familles, appelées catégories. Il est primordial de démarrer avant tout par les grands critères de classification de l’information que vous souhaitez, à savoir les catégories. Quelques étapes à suivre pour définir vos catégories :

  • Il existe certainement déjà une taxonomie dans votre entreprise. Soit, la division des dossiers/sous-dossiers dans votre disque partagé peut déjà faire office de première ébauche, soit votre intranet ou votre site web ont été construit selon vos services, lignes métiers, thématiques clés et peuvent être une bonne base d’inspiration. Reprenez ces listes de termes à plat afin d’avoir un point de départ pour les premières catégories.

  • Ensuite, ce n’est pas le tout de proposer la taxonomie officielle, il est utile de faire subir à cette première liste un petit test de réalité du terrain. Menez quelques interviews avec des utilisateurs clés sur les critères les plus importants de vos utilisateurs pour rechercher l’information? Comment est-ce qu'ils recherchent actuellement ? Que veulent-ils trouver en premier ? Ceci peut également être mené via une enquête en ligne pour plus de facilité. Regrouper les grands sujets obtenus afin de définir vos premières catégories. Par exemple : Pays, Langue, services, Thématiques, Type de documents, produits, sujets stratégiques, projets, etc.

  • Une fois votre première liste de catégories établie, vous pouvez effectuer un tour de validation : l’utilisateur final va t-il comprendre ces catégories/ces tags (le terme choisi)? Est-ce que cela va les aider à filtrer pour tout le monde ou serait-ce vraiment trop spécifique à un espace/à une thématique donnée? Une fois ces grandes familles constituées, il faudra les remplir de tags.

Quelques conseils

  • La structure d’Elium étant plus souple et moins profonde, généralement, le premier niveau de dossiers de votre arborescence correspondra aux groupes d’espaces (uniquement plan entreprise). Ensuite, le second niveau pourrait déterminer les espaces. Cela donne une première ébauche de la possible structure des informations. Les derniers niveaux de dossier sont souvent abandonnés dans les arborescence plus dynamiques, il est conseillé de rassembler et de clusteriser les informations au détriment d’une classification trop profonde.
  • En moyenne, nos clients choisissent environ 10 à 15 catégories maximum avec environ 20-40 tags par catégories pour une plate-forme de +/- 500 utilisateurs.
  • Il n’existe pas la notion de "sous-tags", préférez la combinaison de tags afin d’offrir tous les possibilités

Définir ses onglets

Les onglets sont la troisème couche de navigation disponible dans Elium . Ils sont paramétrés au niveau des espaces sur la plate-forme.