💡 Note
Si vous en êtes à cette étape, normalement vous avez :
Défini votre vision et vos objectifs
Créé vos espaces
Rempli votre plate-forme de contenus intéressants
Structuré votre plate-forme avec des tags et des onglets appropriés
Embelli votre plate-forme
Il est temps d’ouvrir la plate-forme à tout le monde et de communiquer autour de votre initiative ! Quelques étapes à suivre pour une communication efficace autour de votre initiative, nous nous basons sur le modèle ADKAR en 5 phases : Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement.
Votre plan de communication idéal
Etape | Quoi ? | Quand ? |
Awareness | Conscience du changement | Entre 4 et 6 semaines avant lancement |
Desire | Envie du changement | 2 semaines avant lancement |
Knowledge | Connaissance pour changer | Lancement |
Ability | Capacité de changer | 2 semaines après lancement |
Reinforcement | Renforcer le changement | Dans les 6 mois après lancement |
1. Awareness (conscience) :
st-ce que nos utilisateurs sont conscients du changement ?
Ont-ils été bien informés du changement qui se produit et de l’intérêt de ce changement ?
Cette phase est à entreprendre entre 4 et 6 semaines avant le lancement. Elle a pour objectif d’informer les utilisateurs que quelque chose se prépare, les détails du changement (l’outil précédent ferme ou non, impacts sur les habitudes de travail). Dans cette phase, il ne s’agit pas du tout de donner envie de se connecter à la plate-forme, ni d’expliciter les fonctionnalités mais plutôt d’insister sur la vision, les difficultés que ce projet cherche à résoudre, l’intérêt d’un changement. Par exemple :
Envoi d’un mail qui annonce l’arrivée prochaine d’un nouvel outil, avec tel objectif, tel enjeu
Campagne d’information sur base de comparaison de situation AVANT/APRES
Petite vidéo avec des difficultés rencontrées par des utilisateurs et l’information que la situation va changer
Présentation power point classique dans une réunion d’équipe ou de direction pour informer du périmètre du projet
Prise d’information sur les besoins rencontrés par ces utilisateurs ou les difficultés afin d’y répondre au mieux dans la conception de la plate-forme
Sondage sur le nom de la plate-forme et le slogan lié à l’initiative afin d’investir les collaborateurs
Atelier participatif pour récolter les besoins ou pour lister déjà les contenus clés qui devraient se trouver sur la plate-forme, ou encore pour identifier des futurs animateurs d’espaces
L’intérêt de cette phase est de ne pas prendre les utilisateurs de court, de ne pas leur laisser l’excuse de ne pas prendre part au projet car ils n’auraient pas été informé. Cette phase est primordial et doit être soutenue par le sponsor de l’initiative.
2. Desire (désir) :
Comment susciter l’envie de changer chez les utilisateurs ?
Qu’est-ce que je vais y gagner ?
Quelles implications ce changement a t'il sur moi ?
Ici, les messages sont plus courts, plus percutants, l’idée est de donner envie aux utilisateurs de se connecter à la plate-forme, de prendre part au projet. En quelques mots, jouez sur les atouts du projet, la valeur ajoutée, ce que chacun va y gagner.
3. Knowledge (connaissances) :
Est-ce que nos utilisateurs ont les connaissances suffisantes pour changer ?
Lancement : ajoutez vos utilisateurs !
4. Ability (capacité) :
est-ce que nos utilisateurs ont les capacités de mettre leurs connaissances en pratique ?
Y-a-t’il des possibilités d’être coaché, de se former, d’avoir réponse à ses questions, etc.
Par exemple :
Démarrer une brève newsletter "Tips & Tricks" qui sera postée toutes les semaines dans la plate-forme avec une petite astuce pour poster un contenu, taguer un contenu, compléter son profil, mentionner un utilisateur. - Restez court et précis, l'idée est que ce soit un contenu rapide à lire
Créer un espace d'aide sur votre plate-forme dans lequel vous rassemblez toutes les ressources pédagogiques.
Organiser "les petits déjeuners Elium", "les lunchs and learn Elium" ou autres concepts qui permettent aux personnes de se rencontrer, de poser leurs questions ou de découvrir une fonctionnalité en particulier.
Organiser des sessions de webinars en ligne sur les temps de midi ou à différentes plages horaires pour découvrir les bases de l'outil.
5. Reinforcement (renforcement) :
Avez-vous prévu des étapes de renforcement pour éviter que les habitudes reviennent ?
Durant les 6 mois qui suivent l’ouverture de la plate-forme à tous les utilisateurs, il ne faut pas se laisser aller. C’est ici que l’effort commence pour réellement s’engager dans un changement des habitudes. Une bonne pratique est de prévoir une action de renforcement tous les mois durant les 6 mois qui suivent le lancement.