Dans Elium, c'est la combinaison des tags définis par les experts et la recherche en texte intégral qui est véritablement puissante. Les tags permettent de :
Qualifier vos documents avec un vocabulaire unifié
Faire une recherche filtrée sur des thématiques, usages, types de contenus,etc.
Déclencher une diffusion précise sous forme d’alertes individuelles ou partagées
Supporter la création de vue dynamique avec les onglets intelligents dans les espaces
Un bon tag est :
Univoque, il doit toujours garder le même sens quelque soit le contexte
Unique, il doit être seul pour désigner un terme en particulier. Les doublons de tags dans des catégories différentes sont déconseillés.
Discriminant: Il doit réellement aider à filtrer et à réduire le nombre d’information recherché lorsqu’on le sélectionne
Court : il doit comporter 2 mots voire trois maximum (il ne ressemble pas au nom d’un dossier par exemple)
Avec un vocabulaire de terrain, proche de l’utilisateur
Pour définir vos tags, partez d’abord de scenari de ce que les gens cherchent le plus régulièrement. Par exemple : nos employés cherchent toujours des documents par pays, par étape de projet, par niveau de validation, par niveau de confidentialité, par produits, par processus de fabrication, par composants, par filiales, par sites, etc. Tous ces filtres de recherche vont définir vos grandes catégories de tags. Ensuite, remplissez ces catégories avec les listes de tags adéquates. Pour vous aider :
Regardez les noms des dossiers et sous-dossiers de vos répertoires, ils donnent déjà une première indication des filtres de classement
Regardez les rubriques de votre site web, souvent les produits, les thématiques, les services y sont mentionnés et peuvent déjà aider à la création de quelques catégories
Interviewez les métiers qui ont beaucoup de documents : juristes, RH, qualité, etc.Ils peuvent vous donner leurs grands critères pour classer l’information
Finalement, ne soyez pas trop granulaires et précis, le but des catégories et des tags n’est pas de reproduire un plan de classement ou un thésaurus complet.