Over tags en categorieën

A tag is a term or set of terms applied to content or to a profile. Used correctly, it is an effective sorting and selecting filter which facilitates access to relevant information.

The tag can perform several tasks, viz.:

  • use standardized and harmonized vocabulary to qualify the object or subject of content
  • indicate the value of usage or the nature of content (e.g. "competitive intelligence", "only in-house dissemination", etc)
  • search for information that the search engine cannot detect (e.g. content language)
  • be the trigger for targeted dissemination, from individual alerts or shared alerts
  • support the creation of filtered and dynamic views in the space tabs

Moreover, as tags are collective and cross-functional in spaces (apart from exceptions defined by the administrator), they optimize global searching across the spaces.

Folders versus tags

Navigation or selection by means of combined tags offers a clever alternative to hierarchic classification.

  • Tree-structured folders
  • fixed, hierarchic tree structure
  • single point of entry
  • Tags
  • flat and dynamic structure
  • as many entry points as there are tags

Tags versus dossiers

How do tags and categories behaviour?

In Elium tags of the same group can be organized in a coherent set called "category" (e.g. the tags "France" and "Belgium" in the "Country" category). The other tags, which do not belong to any group, are called orphan tags.

Only system administrators are authorized to create categories. Every category has different characteristics:

  • optional or mandatory (at least one tag of this category has to be applied to content for it to be valid)
  • open or restricted tags (the list of tags of this category is predefined by the administrator and cannot be enriched by the contributors)
  • universal or dedicated to certain defined spaces

Except in the case of restricted categories, contributors have the possibility to create new tags at the moment of tagging and thus enrich existing categories or the list of orphan tags. It is up to the system administrators to keep the tag dictionary up to date.

Tags are collective. Everybody sees the tags attributed by all.

Wij adviseren je om:

  • beperk het aantal categorieën
  • creëer de meest functie-overschrijdende categorieën
  • controleer de wildgroei van tags met behulp van gesloten suggestielijsten, d.w.z. door de categorieën te beperken en het aanmaken van tags in deze categorieën te verhinderen
  • vermijd verplichte categorieën die geen deelname aanmoedigen
  • geef categorieën korte en eenduidige namen

Merk ook op dat:

  • Het is niet mogelijk is om subcategorieën aan te maken: de methode is combinatorisch, niet hiërarchisch. Aan de andere kant is het mogelijk om een categorie per niveau aan te maken (bijvoorbeeld een 'Land'-categorie en een'Stad ' categorie).
  • Er is geen functionele limiet voor het aantal categorieën en tags dat kan worden aangemaakt, maar in termen van gebruik en ergonomie lijken ongeveer tien categorieën nog beheerbaar te zijn.

Enkele categorieën die nuttig kunnen zijn voor je:

  • Type inhoud : nieuws, persartikel, rapport, studie, benchmark, enz.
  • Taal : Frans, Nederlands, Engels, Roemeens, enz.
  • Sector/afdeling : financiën, rechten, communicatie, enz.
  • Organisatie
  • Land
  • ...

Wanneer moet je taggen?

Tagging gebeurt meestal het moment dat de gebruiker inhoud deelt (bestand, webpagina, collectie, enz.), omdat het een van de voorziene stappen is bij het toevoegen van inhoud. Maar tagging kan ook na de publicatie gebeuren.