Bestaande documenten importeren

Gegevens importeren is enkel voorbehouden aan systeembeheerders

In Elium is het mogelijke om een massale import van bestanden en hun boomstructuur te doen, op verzoek aan ons team kan de importmodule worden ingeschakeld.

Als beheerder kan deze module heel nuttig zijn wanneer je :

  • zelf een boomstructuur wil importeren van documenten die opgeslagen zijn in Google Drive (of door Google Drive als intermediair te gebruiken)
  • massaal documenten wil kunnen importeren op elk gewenst moment

Anderzijds zal deze optie niet echt nuttig zijn als:

  • je geen platformbeheerder bent
  • je een in één keer een grote hoeveelheid documenten met hun bijbehorende metadata wil importeren uit een andere bestaande database (interne database, Lotus Notes, enz.). In dit geval kan je beter een kostenraming vragen voor een gepersonaliseerde importprocedure (analyse & bewerking door ons uitgevoerd).

Hoe documenten importeren vanuit Google Drive

Vraag het Elium- team om deze plug-in te activeren. Dan

  1. Klik je op het nieuwe tabblad 'Imports' dat in de beheerdersinterface is verschenen.
  2. Klik je op 'Nieuwe import van Google Drive'.

Als je nog geen Google-account hebt, zal het systeem je vragen om de account te selecteren waarmee je verbinding wilt maken.

  1. Map : Door op 'Selecteren' te klikken, krijg je toegang tot de volledige dossierinhoud in je Google Drive; selecteer dan de map die je wil importeren.
  2. Bestemmingsruimte : kies de bestemmingsruimte voor de geïmporteerde inhoud.
  3. Eigenaar Inhoud : kies wie vermeld wordt als de auteur van de inhoud op het platform.
  4. Start het importeren.
  5. Volg de status (status, grootte, aantal geïmporteerde bestanden en fouten) van je import via de interface.

Importeer Google Drive

Omgaan met geïmporteerde bestanden

  1. Ga naar de bestemmingsruimte voor je import. Er is een nieuw tabblad 'Index' verschenen. Het bevat alle geïmporteerde bestanden.
  2. Je kan tags invoegen op alle inhoud in die map (en eventuele submappen): dit zorgt voor een snelle herstructurering van een grote hoeveelheid gegevens volgens de logica van de Elium- tags.
  3. Je kan ook:
  • de map verwijderen.
  • de bestanden verplaatsen in bulk (zie hieronder)

Importeer Google Drive

Bulk verplaatsen en veranderen van eigenaar

Met behulp van de optie 'Toegangsrechten' die beschikbaar is naast de map, kan je alle inhoud van een geselecteerde map (en submappen) naar een andere ruimte verplaatsen. Met deze optie kan je ook de eigenaar van de geïmporteerde bestanden wijzigen.

Importeer Google Drive

Importeer Google Drive

[bericht=waarschuwing]

Documenten van een import verschijnen niet in de activiteitenfeed.

[/bericht]

Is het aantal documenten dat geïmporteerd kan worden beperkt?

Tot nu toe werd deze plug-in gebruikt om boomstructuren van enkele tienduizenden documenten te herstellen. Dit om aan te tonen dat het over een krachtige oplossing gaat. Indien er toch een probleem zou zijn, kunnen onze teams nog altijd handmatig importeren (service op basis van een kostenraming).