Maak templates aan

U moet een administrator zijn om templates aan te maken.

De templates die aangemaakt worden in Elium, zijn vooraf bepaalde inhoudscategorieën voor de gebruikers van het platform. Je kan ze aanmaken op basis van bestaande templates in je bedrijf, of van de gelegenheid gebruik maken om nieuwe templates op te stellen; er zijn zeker bepaalde inhoudsformaten die gestandaardiseerd kunnen worden.

Waarom templates aanmaken?

Door templates te creëren in Elium kunnen gebruikers op een begeleide en gestructureerde manier bijdragen op het platform zonder het "lege bladzijde" gevoel te ervaren. Door metadata in te vullen en een goed gedefinieerde structuur te volgen, kunnen ze hun bijdragen correct onderbrengen. Met templates kunnen ze coherente zoekopdrachten* uitvoeren en wordt er ook een nieuw type van inhoudsfilter** aangeboden.

Hoe wordt het weergegeven in Elium?

Each template is differentiated by its name, icon and/or color. As a system administrator, you can create as many templates as you need for your use. For example, you can create a meeting report template, or one for competitor records, project records, the integration process, etc. You are able to create templates that span the entire platform or templates that are specific to one or more spaces.

Sjabloon

Create a new template

To create a new template, click on your profile photo and in the drop-down menu, select the “Template Builder” tab. Here, you will be able to choose to create a new template, as well as modify or delete existing templates.

Je kan een nieuwe template aanmaken in vier eenvoudige stappen:

Sjabloon

1. De template opstellen

In dit eerste gedeelte moet je kiezen hoe je template wordt weergegeven onder de knop "+".

Sjabloon

  1. Definieer de taal van de template
  2. Kies de naam. Zorg ervoor dat je een korte naam kiest van minder dan 25 tekens, zodat die volledig kan worden weergegeven in het menu.
  3. Als je template zal worden gebruikt om evenementen (trainingen, conferenties, enz.) te organiseren, vink dan het vakje "Deze template is een evenement" aan. Hierdoor zal het systeem een kalender weergeven zodat de gebruiker ook een datum voor het evenement kan vastleggen.
  4. Bepaal of je template voor het gehele platform beschikbaar is of beperkt is tot een of meer ruimtes.

De template "Onderwerp" kan bijvoorbeeld beschikbaar zijn voor gebruik op het hele platform, terwijl de template "Project-evenementen" enkel toegankelijk is in de ruimte Belangrijk Nieuws.

Sjabloon

  1. Kies tenslotte een kleur en een icoon voor je template om deze weer te geven wanneer men op de knop "+" drukt.

Sla de template op om verder te gaan met de configuratie van je template. Je zal dan het tabblad "Kenmerken" zien, waarmee je de titel en de velden van je template kan definiëren.

2. Titel van de template

There are two options to choose between for the title:

  1. Free text: the structure of the title is free.
  2. Structured title: the structure is pre-defined, so template users have to create a title with certain components.

Om een gestructureerde titel op te stellen :

  1. Selecteer het scheidingsteken tussen de verschillende componenten.
  2. Koppel de titelstructuur aan de verschillende componenten. Voor een template van "vergaderingsnotulen" bijvoorbeeld, kan een titel "Vergaderingsnotulen nr. Datum van de vergadering" zijn.
  3. Sla elk geselecteerd onderdeel afzonderlijk op

Hier is een voorbeeld van een gestructureerde titel eens de template is opgeslagen Sjabloon

Alle componenten van een gestructureerde titel zijn standaard verplicht.

3. Kenmerken van de template

Kenmerken zijn metadatavelden, d.w.z. aanvullende gegevens over de inhoud. Kenmerken beschrijven op een meer globale manier wat er in de inhoud zit. Bij het samenstellen van je template kan je verschillende soorten kenmerken instellen:

  • Tekst : tekstvelden laten je vrije tekstreeksen toevoegen om je inhoud te beschrijven
  • Tekst met meerdere regels : hiermee kan je meerdere regels tekst toevoegen om je inhoud te beschrijven
  • E-mail : veld voor het opslaan van een e-mailadres
  • Nummer : veld voor het opslaan van cijfergegevens
  • Boolean : field used to store a boolean (true/false) and display a checkbox
  • URL : veld voor het opslaan van een link naar een andere weblocatie
  • Datum & tijd : veld om data in te stellen voor de inhoud, zoals project deadlines of vergadertijden
  • Datum : idem als hierboven, zonder de tijdsindicatie.
  • Telefoonnummer : veld voor het opslaan van een telefoonnummer.
  • Meerdere tags : veld gebruikt om een of meer tags van een specifieke categorie te selecteren
  • Tag : veld gebruikt om maximum één tag van een specifieke categorie te selecteren
  • Auteur : veld voor het opslaan van de naam van de auteur
  • Publicatiedatum : veld dat wordt gebruikt om de publicatiedatum van de inhoud op te slaan
  • Bron : veld gebruikt om de bron van de inhoud op te slaan
  • Uitgever : veld gebruikt voor het opslaan van de naam van een uitgever
  • Locatie : veld voor het opslaan van een geografisch adres
  • Gebruikerslijst : veld dat wordt gebruikt om naar een of meer gebruikers van het platform te verwijzen, zoals leden van het projectteam
  • User : field used to reference a user of the platform, such as project manager or validator
  • Lijn : hiermee kan je een horizontaal visueel scheidingsteken tussen velden toevoegen
  • Sectie : hiermee kan je niet-wijzigbare tekst tussen velden toevoegen
  • Hoofdsectie : hiermee kunt u niet-wijzigbare kopteksten tussen velden toevoegen

Twee belangrijke redenen om informatie in metadata te plaatsen:

  • Nauwkeurige en gestructureerde aanvullende zoekcriteria.
  • Belangrijke informatie die direct buiten de inhoud te zien is
Om kenmerken aan te maken:
  1. Klik op "Klik hier om een kenmerk toe te voegen in deze sectie". Het systeem zal dan een veld voorstellen dat alle hierboven beschreven types van kenmerken weergeeft.
  2. Selecteer het eerste kenmerk dat je in je Story wil zien.
  3. Kies de taal.
  4. Geef een naam aan je kenmerk.
  5. Maak dit een verplicht veld indien nodig (dit betekent dat je gebruikers de Story niet kunnen publiceren zonder dit veld in te vullen).
  6. Bewaar het kenmerk en creëer er indien nodig meer

Weergave van kenmerken die worden aangemaakt: Sjabloon

Weergave van de kenmerken van de opgeslagen template: Sjabloon

De kenmerken van een template staan onder de titel van de Story.

Nadat je al je kenmerken hebt ingesteld, sla je ze op en ga je naar de laatste "Middengedeelte" tabblad om de structuur van je Story te definiëren.

4. Het middengedeelte van de template

Bepaal de structuur van het middengedeelte van de Story met dit laatste tabblad. Net als bij het aanmaken van een Story, klik je op de knop "+" en voeg je de verschillende blokken toe waarvan je wil dat je gebruikers ze invullen.

You can predefine titles, bulleted lists, areas to place a file, images, etc.

  1. Structure the body with different levels of titles
  2. Click on the "+" to add block content.
  3. Save your changes

5. Enkele voorbeelden van templates:

Sjabloon

Sjabloon

Modify or delete existing templates

At any time, you can modify the template you have already created. All existing content created from this template will be affected by this change. So be careful when you delete an attribute: if some contents contain values for it, they will be lost.

Sjabloon